我們分享 IT 主管在不影響技能和人才的情況下降低成本的實(shí)用方法。了解如何在動蕩的市場條件下控制 IT 支出。危機(jī)狀況隨時可能打擊企業(yè)。足夠敏捷以在不影響服務(wù)的情況下降低成本對于導(dǎo)航它們至關(guān)重要。最近，我們看到了封鎖、快速通貨膨脹以及戰(zhàn)爭對成本和供應(yīng)鏈的影響。
當(dāng)然，我們無法預(yù)測此類情況，因?yàn)樗鼈兂隽宋覀兊目刂品秶Ｈ欢绻滥某杀净A(chǔ)并計(jì)劃根據(jù)需要在哪些方面進(jìn)行分階段削減，您就可以減少不斷變化的市場條件對您的運(yùn)營的影響。
IT 的主要成本是什么？
作為 CIO，這意味著要分析您的 IT 成本，包括內(nèi)部成本和第三方服務(wù)成本。將增加 IT 預(yù)算成本的主要領(lǐng)域是：
- 人員成本
- 硬件和間接費(fèi)用
- 第三方服務(wù)
- 基礎(chǔ)設(shè)施
- 酌情成本
- 基于需求的成本
您可以在這些領(lǐng)域中的任何一個領(lǐng)域進(jìn)行節(jié)省，盡管在不影響您的服務(wù)水平的情況下，有些領(lǐng)域會更難削減。可自由支配的成本和第三方服務(wù)是最容易改變的，因?yàn)闊o論如何您通常都會根據(jù)使用率付款。
為什么降低成本很重要？
您可能想要削減成本的原因有很多。在開始之前分析您降低成本的動機(jī)是值得的。有一個明確的目標(biāo)將幫助您在正確的領(lǐng)域節(jié)省開支。例如，如果您正試圖經(jīng)受住短期的不利條件，您希望快速恢復(fù)到正常的運(yùn)營能力。削減團(tuán)隊(duì)規(guī)模或妥協(xié)基礎(chǔ)設(shè)施等變化將難以逆轉(zhuǎn)，因此您需要考慮其他選擇。
并非所有的成本降低都必須是大量的前期節(jié)省。隨著時間的推移，小的變化會累積起來。例如，如果您經(jīng)常從加拿大撥打國際長途電話，那么合適的商務(wù)電話套餐可能會大大降低您的費(fèi)用。
CIO 可以降低 IT 成本的五種實(shí)用方法
作為 CIO，您需要了解可以在哪些方面降低 IT 成本，同時仍能提供積極的業(yè)務(wù)成果。雖然這在實(shí)踐中并不容易，但第一步是定義成本基礎(chǔ)。弄清楚你在每個領(lǐng)域花費(fèi)了多少，錢到底去了哪里，以及你得到了什么回報。然后，您可以根據(jù)對業(yè)務(wù)的影響對每個領(lǐng)域的成本削減措施進(jìn)行分類。
1. 定義成本降低路線圖
邁出第一步后，您就可以制定降低成本的路線圖了。該路線圖將指導(dǎo)您如何根據(jù)您遇到的危機(jī)情況實(shí)施成本削減措施。根據(jù)逆轉(zhuǎn)的難易程度、短期影響、長期影響和潛在的總節(jié)省，評估每個 IT 領(lǐng)域的成本削減措施。然后您可以定義一個路線圖，顯示哪些措施適用于短期、中期和長期的不利條件。
下面是來自麥肯錫的典型 IT 成本降低圖示例。您可以看到節(jié)省成本的方法是如何被業(yè)務(wù)場景的嚴(yán)重性和業(yè)務(wù)影響以及技術(shù)的長度所阻止的。您可以對自己的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)使用類似的模板。
2. 任務(wù)自動化和生產(chǎn)力
減少員工成本與其說是減少員工數(shù)量，不如說是盡可能以最有效的方式利用您的熟練員工。當(dāng)然，您可以縮減團(tuán)隊(duì)規(guī)模以節(jié)省薪水成本，但同時您正在失去人才和能力。
相反，最大限度地提高生產(chǎn)力將提高業(yè)務(wù)效率和利潤。這意味著您可以減少員工成本占收入的百分比。做到這一點(diǎn)的方法是使用任務(wù)自動化。
通常，可用于關(guān)鍵業(yè)務(wù)操作的 IT 服務(wù)臺因密碼重置、訪問請求和帳戶設(shè)置而陷入困境。這些簡單、重復(fù)的過程很容易實(shí)現(xiàn)自動化，而不會影響安全性。
那只是一個例子。這里的關(guān)鍵是了解您的員工的獨(dú)特技能以及他們實(shí)際使用這些技能所花費(fèi)的時間。如果您通過自動化減少通用任務(wù)的數(shù)量，則可以提高每位員工的投資回報率。
3. 評估云服務(wù)
從云原生服務(wù)的可擴(kuò)展性和將遺留系統(tǒng)遷移到云的潛力的角度來看待這一點(diǎn)。如果您擁有現(xiàn)有的本地?cái)?shù)據(jù)基礎(chǔ)架構(gòu)或數(shù)據(jù)倉庫，則可以通過遷移到云數(shù)據(jù)存儲來節(jié)省大量成本。
與您的 IT 服務(wù)集成的云電話系統(tǒng)可以最大限度地降低您的通信成本。您可以使用許多提供加拿大、美國或全球免費(fèi)電話號碼的提供商，這樣您就不必將費(fèi)用轉(zhuǎn)嫁給客戶。另一方面，如果您已經(jīng)使用云服務(wù)一段時間了，您可能知道自己的總體支出，但對成本明細(xì)的了解很少。在這種情況下，分析您當(dāng)前的服務(wù)成本、未使用的任何過剩容量等等。
4. 外包與內(nèi)部職能
是外包還是內(nèi)部開發(fā)服務(wù)可能是一個棘手的問題。您可以節(jié)省員工或設(shè)備的前期投資。然而，許多第三方服務(wù)都附帶訂閱費(fèi)，您可能需要為多余的功能付費(fèi)。考慮您的承包商或第三方合作伙伴 (TPP) 運(yùn)營的模型。按需付費(fèi)服務(wù)的風(fēng)險要小得多。如果您急需降低成本，只需減少消耗即可。像這樣的 SaaS 服務(wù)在當(dāng)前市場上很常見。您可以外包任何東西，從備份和災(zāi)難恢復(fù)到自動按需測試。考慮以下用于內(nèi)包/外包的成本降低杠桿。
5. 重新審視 ITIL
如果您是 CIO，您可能聽說過 ITIL。對于那些不知道的人，IT 基礎(chǔ)設(shè)施庫是一個 IT 管理框架，旨在標(biāo)準(zhǔn)化 ITM 最佳實(shí)踐。除其他目標(biāo)外，ITIL 旨在優(yōu)化 IT 流程、降低成本并提高員工保留率。隨著技術(shù)和 IT 管理的發(fā)展，該框架經(jīng)常進(jìn)行修訂。如果您正在為降低成本而苦苦掙扎，那么肯定值得重新審視 ITIL 以確保您遵循其七項(xiàng)指導(dǎo)原則。這些在 2019 年作為ITIL 4的一部分進(jìn)行了更新。
- 關(guān)注價值
- 從你所在的地方開始
- 通過反饋迭代推進(jìn)
- 協(xié)作并提高知名度
- 整體思考和工作
- 保持簡單實(shí)用
- 優(yōu)化和自動化
這些可能看起來不像是節(jié)省成本的措施。然而，使您的 ITM 流程與這些原則保持一致將幫助您降低 IT 成本。
最后的想法：降低成本，保留收入
在危機(jī)時期，保護(hù)您的業(yè)務(wù)歸結(jié)為保證現(xiàn)金流。如果您的收入因外部因素而下降，那么唯一的方法就是降低成本。當(dāng)然，您不想進(jìn)一步降低收入，因此需要謹(jǐn)慎行事。危機(jī)狀況可能是短期的，也可能是長期的，但它們不會永遠(yuǎn)持續(xù)下去。這意味著您需要為增長和復(fù)蘇以及經(jīng)濟(jì)低迷做好計(jì)劃。
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